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企业出国参展实务

发布时间:2014-02-22 10:19:11  信息来源:

摘要:企业出国参展实务

    
一、展览会的重要性

从功能上讲,展览会是公司企业进行信息交流发布、洽谈商业合作和市场调研的场所。它所发挥的是一种桥梁和媒介作用。仅以1982年为例,美国约有91000家公司参加了8000个展览会,吸引了3100万观众,展览开支70亿美元,美国公司平均将其广告促销预算的25%用于展览。
公司企业把参加展览会作为重要的营销手段,大到世界500强企业,小到刚刚注册成立的小型私营企业,无一例外地都通过展览会展示形象,开拓市场。那么,展览会为什么会有如此强大的吸引力呢?主要是由于展览会能达到其他广告和营销手段无法替代的营销目标。

二、公司参展的作用和营销目标
公司参展,都有自己的参展目的,归纳起来,参的作用和目标至少有以下几点:
1、通过动态地展示公司优质产品,树立、巩固公司及产品形象。
2、与客户保持、建立联系。与广告等其他方式相比,平均花费在每个参观者身上的参展费用要低得多。
3、推出新产品。公司如有新产品,到展览会上推介是最简单易行且成本低廉的方法。
4、进行广泛、真实的市场调研。展览会为公司提供了一个绝佳的市场调研机会,参展一方面可以实地评估公司产品,了解产品潜力,另一方面还可以了解世界同类产品的新技术和发展趋势,推动公司产品的更新换代。
5、有助于公司开拓新市场。如果公司有开拓某个新市场的计划,可选择该市场内的展览项目,从而实现公司依次开拓新市场的战略。
6、加强广告宣传新闻界对展览会一般比较关注,公司参展有机会利用展览会的新闻报道进行宣传。
7、展览会能使公司在较短的时间里,会见很多对公司业务十分重要的人物。
8、展览会使公司有机会与任何到访你摊位的人进行深入洽谈。因为只有在展厅里,才能遇到立场中立的买主。在这里,双方关系是平等的,洽谈也是平等深入的。
9、国际著名专业贸易展览会有可能吸引重要的采购商或业内专业人士前来参观,参加这种展览会使你有幸与他们见面。
10、公司的技术及管理人员可以在展台上直接接触参观者,掌握第一手信息,而这在通过销售代理营销的情况下是无法达到的。
11、参加展会可以培训公司新的业务员和营销员。
12、积累销售线索,达成贸易成交。公司参展取得巨大贸易效果是屡见不鲜的,如“奇安特”、“英雄”金笔、浙大自动控制仪等很多产品都是通过参加中国贸促会的展览会打开国际市场,迅速发展壮大起来的。国内有相当数量的经营消费品的公司,全年出口量均依靠参加广交会和法兰克福消费品展获得定单。

三、公司如何选择参展
参展是广告和促销工作的一个方面,在选择参展时,公司应明确自己的参展目标,问一问自己,这个展览会是否确实与公司所需要的市场相吻合,展出地点是否合适,展览会能否吸引相庆的观众,是否是推介新产品的适合场所,展出时间是否合适,是否与公司产品的生产周期相吻合,是否与公司的广告及推销相配套。
判断某个展览会是否适合参加,可以从以下几个方面着手:a)了解该展览会前几届举办情况的资料;b)了解观众对展览会的评定;c)阅读媒介对展览会的报道;d)寻找参展者或参观者,听听他们对展览会的评价;e)向国内组展单位咨询展览会的情况,听取建议。
公司通过详尽的市场调研,结合各方面的综合考虑,做出公司的正确判断。一般来讲,赴发达国家参展,应选择知名的专业展览会;如开拓经济相对落后的市场,可考虑选择当地的综合性展览会。现在,国内出国展览的组织工作是规范有序的,公司参展,可以通过组展单位组织赴国外参展,既省时省力,又基本保证良好的参展效果。
选择正确的展览会至为重要。如海尔作为国内家电企业的代表者,公司有着一整套开拓国际市场的规划,它严格根据自己开拓市场的规划选择展览会。在选择展览会种类时注意分门别类,在美国、德国等发达国家,它选择拉斯维加斯电子展、科隆家电展等国际顶尖电子展,展示公司实力、树立品牌效应,在突尼斯、马耳他等知名专业展不多的国家参展时,即通过中国贸促会组织参加当地综合性博览会,而到巴拿马、南非等国,没有适合的展览会供选择时,海尔则参加中国贸促会在上述国家举办的中国贸易展览会。而一些从事消费类产品的公司,只选择适合自身特点的广交会、德国法兰克福消费品展、意大利马契夫展等看样成交效果好的展览会。

四、参展前的必要准备准备
公司一旦确认参展,应根据公司预定参展目标、公司财力,尽快根据展览会组织者的要求确定参展面积、展位形式、展品内容和参展人员、宣传计划,落实展览会预算,制定相应的工作日程。一般来讲,如果参加贸促会或国内其他组展单位的展览会,只要根据组织者的要求,给予积极配合,即可完成筹备工作,相对容易一些。而如直接参展,筹备难度较大。下面就上述筹备内容简单予以介绍:
1、参展面积和摊位形式。这需要根据公司财力来确定,如果公司有相当雄厚的资金,可以申请较大面积、摊位进行特殊装修,对于展示公司形象、促进成交有着不可估量的好处;如果公司财力有限,可选择标准摊位,但也应向组织者申请适合自身展品的道具,千万不要摆地摊”。
2、展品内容。应组织高档次、专业化、成系列的展品参展,杜绝假冒伪劣、侵犯知识产权等产品参展,同时避免以下误区;首先,应避免“杂货铺”现象。有些公司把公司经营的很多不同类产品都带到展览会,希望“东方不亮西方亮”,结果哪方都不亮,因为参观者无法了解你公司在哪个领域有实力,只好把你当成二道贩子对待。其次,不要只带库存低挡产品参展,参观者会误解你公司的实力。举例来说,如果你公司只想在某个市场销售黑白电视机,最好把高纯度彩电、甚至把电视墙、背投同黑白电视一起带入展览会展出,客商会对你公司的实力大加赞赏,也有信心同你做黑白电视机的贸易。第三,摊位切不可空空荡荡。如果你公司是从事化工、有色产品,品难于展示,应将展品予以适当包装,让客户全面了解公司实力。
3、参展人员的确定。参展成功与否,参展人员的素质与效率决定性作用。因此,公司一定要确保参展人员的下列基本素质;了解公司参展目标和展览会详细情况;了解专业理论和公司业务,如公司产品和服务范围;掌握产品技术指标、成交价格与条件;个有较好的外语能力,特别是外贸外语的能力;具有较好的责任心,注重外交礼仪和对外形象;懂得吸引参观者,掌握洽谈时机;了解展出国政治、宗教、文化、商务习俗、民族心理等;
4、宣传计划。展览会一般都会印制正式参展公司名录,这对于台展公司至关重要,一定要按时提供。组展者如有其他要求,公司应积极配合。同时,在展前一个月左右,公司应向展出国的客户发出参观邀请。另外,公司如有特别要求,也应及明与组展者沟通。
5、制定费用预算。预算应尽量详尽,一般预算费用包括:摊位租金及水电费;摊位装修及特殊道具费;展品运输、保险、报关费和关税;客户邀请与通讯费用;参展人员的食宿、交通、保险等旅行费用;翻译及其他费用;意外费用。
6、制定详细的工作日程。参加展览会是个系统工程,会前准备工作的特点是头绪多,时间性强,任何筹备时间上的延误都可能导致参展的失败。因此,公司应严格遵守组展者的日程规定,特别注意以下重点工作:展品运输工作日程,按规定发运展品,提供必要的清册及单证;对外宣传日程,按时提供必要材料;人员护照及签证的办理,按时提供护照及相关文件;人员行期及食住交通安排。

五、参展时的注意事项
参加展览会是公司营销的关键阶段,参展人员肩负重要使命,应注意以下事宜:
1、严格按照展览会规定的时间进行工作安排。
2、布展时,首先清点发运来的展品,在确认准确无误后进行布展。布展应有一定的艺术性,能够吸引观众,必要时可以请求组展设计人员给予协助。
3、展出期间应注意言谈举止和着装形象,积极向来访者介绍公司产品,扩大宣传。
4、加强在展览会上的考察工作,学习同行的优点,借鉴同行的长处,了解行业的发展趋势,为产品的不断更新收集信息资料。
5、应做到展会期间会内会外工作相结合,积极走出去,拜访客户,参观工厂,但同时必须保证摊位要有人照管,这是对观众起码的礼貌。
6、注意知识产权的保护,避免侵权行为。如遇到侵权情况的发生,要及时向组展者通报,根据法律法规寻求解决,避免不必要的争执。
7、要珍惜签合同的机会,不要零售展样品,尤其在一些禁止零售展样品的展览会上,更不能出售样品。如果样品出售或赠送客户,应在展出结束时在让客人提走,同时照章纳税。
8、特别要注意客户信息的收集,这是展览会后进一步扩大参展效果的关键。很多情况是展览会上成交不容易,但通过展后联系,在展后3个月才能达到成交的目的。认真总结参展情况,向组织者和公司如实反映参展效果和遇到的问题,以确定将来是否参展,如何改进

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